KASUS 1

 KASUS 1     

PTS XYZ memiliki visi untuk menjadi perguruan berkelas internasional yang unggul di bidang infokom. Dalam organisasinya PTS XYZ terbagi menjadi 4 Departemen dan 5 Direktorat dengan tugas dan fungsi yang berbeda-beda.Perbedaan fungsi dan tugas dari setiap bagian ini berpengaruh pada perbedaan kebutuhan teknologi informasi yangdigunakan sehari-hari. Pada PTS XYZ, terdapat sebuah bagian yang bertanggungjawab dan berfungsi mengelola kegiatan administrasi dan layanan informasi serta pengembangan sistem, yaitu bagian Bagian Pusat Pengolahan Data yang berada di bawah Direktorat Dukungan Manajemen. Bagian Pusat Pengolahan Data ini dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang dalam melaksanakan tugas bertanggung jawab kepada Direktur Dukungan Manajemen, dengan unsur pelaksana terdiri dari:

a. Kepala Bagian Pusat Pengolahan Data;

b. Kepala Urusan Administrasi dan Layanan Informasi;

c. Kepala Urusan Pengembangan Sistem;

d. Staf Pelaksana.

Integritas dan validitas data sangat diperlukan untuk melaksanakan layanan yang ditugaskan kepada Bagian Pusat Pengolahan Data, yaitu mencakup data logistik, keuangan, sumber daya manusia, registrasi, kegiatan belajar mengajar,alumni PTS XYZ, dan masih banyak lagi. Berdasarkan pada banyak dan pentingnya data-data tersebut, maka adanya suatu sistem informasi dalam kegiatan yang dilakukan oleh Bagian Pusat Pengolahan Data menjadi suatu hal yang sangat penting. Akan tetapi, hal ini tidak menutup kemungkinan bagi Bagian Pusat Pengolahan Data untuk bekerja dengan baik dengan menggunakan sistem informasi yang ada pada saat ini. Oleh karena itu, penelitian ini akan membahas dan melaporkan mengenai hasil audit yang telah kami lakukan sebelumnya. Adapun tujuan dari penelitian ini adalah untuk melakukan audit terhadap Bagian Pusat Pengolahan Data PTS XYZ dengan tahapan menentukan management

awareness, kemudian plotting terhadap COBIT 4.1 dan perhitungan maturity level yang ada serta memberikan masukan berdasarkan hasil audit yang telah dilakukan dengan cara analisis sistem informasi secara langsung pada Bagian Pusat Pengolahan Data PTS XYZ berdasarkan COBIT 4.1.

1. Landasan Teori

COBIT 4.1 (Control Objectives for Information and related Technology) merupakan suatu standar untuk mengontrol teknologi informasi, dikembangkan dan dipromosikan oleh IT Governance Institute. COBIT 4.1 dirancang sebagai tool IT governance yang membantu dalam memahami dan mengatur resiko dan keuntungan yang berhubungan dengan informasi dan IT.

 IT Governance Institute telah mengembangkan framework ini dengan riset mendalam, bekerja sama dengan ahli industri, analis, dan akademisi di seluruh dunia. Hasilnya adalah Management Guidelines for COBIT 4.1 ini,yang terdiri dari Maturity Models, Critical Success Factors (CSFs), Key Goal Indicators (KGIs) dan Key Performance Indicators (KPIs).

Konferensi Nasional Sistem dan Informatika 2010; Bali, November 13, 2010 KNS&I10-049

298 Maturity Model untuk mengontrol proses IT terdiri dari pengembangan suatu metode penilaian sehingga suatu organisasi dapat menilai dirinya sendiri dari keadaaan non-existent sampai keadaaan optimized (0 - 5). Untuk setiap proses IT, terdapat suatu skala ukuran bertahap, berdasarkan rating “0” sampai “5”. Skala ini berhubungan dengan deskripsi qualitative maturity model yang berkisar dari “Non Existent” sampai “Optimized” seperti terlihat dalam Gambar 1

2. Metodologi Penelitian

Dalam pelaksanaannya, proses audit ini dibagi menjadi 5 tahapan, yaitu:

2.1 Perencanaan Audit

Tahapan perencanaan, sebagai suatu pendahuluan, mutlak perlu dilakukan agar auditor mengenal benar objek yang akan diperiksa. Disamping itu, auditor dapat memastikan bahwa qualified resources sudah dimiliki, yang dalam hal ini mencakup aspek SDM yang berpengalaman dan juga referensi praktik-praktik terbaik (best practices).

Tahapan perencanaan ini akan menghasilkan suatu program audit yang didesain sedemikian rupa, sehingga pelaksanaannya akan berjalan efektif dan efisien, dan dilakukan oleh orang-orang yang kompeten, serta dapat diselesaikan dalam waktu yang sesuai dengan yang disepakati.

2.2 Penilaian Management Awareness & Penilaian Resiko

Penilaian terhadap management awareness perlu dilakukan dengan menggunakan tools yang ada dan juga penilaian resiko perlu dilakukan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko serta dampak yang terjadi jika resiko tersebut muncul.

2.3 Analisa Data

 Analisa data ini meliputi tahapan-tahapan:

• Pemetaan hasil risk assessment ke dalam Cobit

• Pemetaan hasil penentuan management awareness

• Menentukan proses Cobit domain yang akan diaudit

• Penentuan CSF, KGI, dan KPI

• Indikator pengukuran kinerja

• Penentuan maturity model

3. Penilaian Management Awareness Dan Resiko

Berdasarkan hasil diskusi dan pengisian kuesioner maka didapatkan hasil kesimpulan bahwa pihak manajemen Bagian Pusat Pengolahan Data menitikberatkan pada bagaimana seharusnya Bagian Pusat Pengolahan Data dapat memberikan layanan IT kepada civitas akademika PTS XYZ secara kontinu dan reliable dengan memperhatikan aspek-aspek keamanan dan juga bagaimana pemeliharaan terhadap data yang ada. Hal ini disebabkan karena proses tersebutlah yang paling penting dukungannya untuk keberlangsungan dukungan IT di lingkungan PTS XYZ.

Melalui wawancara dan observasi, bisa diketahui kondisi perusahaan saat ini dan mengetahui sejauh mana pelaksanaan kontrol diefektifkan,Penilaian resiko ini perlu dilakukan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko serta dampak yang terjadi jika resiko tersebut muncul.

Dalam penilaian resiko ini yang digunakan adalah Metode Scoring IS Risk Assessment. Beberapa kategori penilaian resiko yang diambil didasarkan pada resiko umum yang sering dijumpai dalam pelaksanaan kontrol perusahaan. Kategori yang dipilih meliputi Operasi Data Centre, Sistem Aplikasi (Produksi), Sistem Aplikasi (Pengembangan),Procurement Sistem Informasi (Material dan Tenaga Kerja), Akuisisi Paket Software, dan Fungsi Sistem Informasi lainnya.

4. Analisa Data

4.1. Pemetaan Hasil Risk Assessment Ke Dalam Cobit

Dari hasil risk assessmets di atas nilai threshold ditentukan sebesar 0,75 maka rating factor yang akan diambil hanya yang lebih atau sama dengan 0,75 yang mengindikasikan kendali dengan resiko tinggi. Selanjutnya beberapa rating factor yang diambil, dimapping ke proses COBIT 4.1 domain. Beberapa rating factor yang diambil antara lain:

a. Operasi Data Centre

• Efek terhadap bisnis perusahaan

• Jumlah pengguna

• Pengelolaan pemrosesan

b. Sistem Aplikasi (Produksi)

• Efek kegagalan sistem

• Lingkup sistem

c. Sistem aplikasi (Pengembangan)

• Platform pengembangan

d. Procurement Sistem Informasi (material dan tenaga kerja)

• Dampak

e. Akuisisi Paket Software

• Lingkup sistem

• Efek bisnis

f. Fungsi Sistem Informasi lainnya

• Efek kegagalan fungsi

• Lingkup fungsi

Dari beberapa kendali dengan resiko tinggi yang telah didapat, selanjutnya akan disesuaikan dengan tujuan kendali yang terdapat pada domain COBIT 4.1. Table hasil pemetaan risk assessment ke dalam proses COBIT 4.1 domain yang disesuaikan dengan domain Delivery & Support dalam Tabel 2.

4.2 Menentukan Proses Cobit Domain Yang Akan Diaudit

Tidak semua control objective dari COBIT 4.1 domain harus diaudit. Proses audit hanya dilakukan pada tujuan control yang dirasa perlu, di antaranya pada tujuan kontrol yang memenuhi kriteria-kriteria antara lain:

- Proses yang memiliki ketersediaan rating factor tertinggi

- Proses dengan biaya pengerjaan tertinggi

- Proses dengan kondisi yang paling kritis

- Disesuaikan dengan sarana pendukung

Berdasarkan beberapa kriteria tersebut, high level control objectives yang diambil untuk diaudit ialah:

- Ensure Continous Service (DS 4)

- Ensure Systems Security (DS 5)

- Manage Operations (DS 11)

4.3 Penentuan CSF, KGI, dan KPI

Langkah ini diperlukan untuk menentukan arahan yang akan diberikan kepada pihak manajemen, baik secara umum maupun spesifik, mengenai apa saja yang harus dilakukan, terutama mengenai:

􀂃 Sejauh mana TI harus bergerak, dan apakah biaya TI yang dikeluarkan sesuai dengan manfaat yang dihasilkannya.

􀂃 Indikator untuk suatu kinerja yang bagus

􀂃 Faktor atau kondisi yang harus diciptakan agar dapat mencapai sukses

􀂃 Risiko-risiko yang timbul, apabila kita tidak mencapai sasaran yang ditentukan

Untuk mendapatkan hal-hal di atas framework COBIT 4.1 perlu terlebih dahulu didefinisikan termasuk:

- Critical Success Factors (CSF)

Konferensi Nasional Sistem dan Informatika 2010; Bali, November 13, 2010 KNS&I10-049

300

- Key Goal Indicators (KGI)

- Key Performance Indicators (KPI)

Tabel 2. Pemetaan Hasil Pada Domain Cobit4.1

NO

High Level Control Objectives Delivery & Support

1

2

3

4

5

6

1.2

1.4

1.6

2.1

2.3

3.4

4.1

5.1

5.8

6.1

6.3

1

Define and Manage Service Levels

X

X

X

X

X

2

Manage Third Party Services

X

3

Manage Performance and Capacity

X

X

X

X

X

X

4

Ensure Continuous Service

X

X

X

X

X

X

5

Ensure Systems Security

X

X

X

X

X

X

X

X

6

Identify and Allocate Costs

X

X

7

Educate and Train Users

X

X

X

8

Manage Service Desk and Incident

X

X

9

Manage the Configuration

X

X

X

X

X

10

Manage Problems

X

X

X

X

X

11

Manage Data

X

X

X

X

X

X

X

12

Manage the Physical Environment

X

X

X

X

13

Manage Operations

X

X

X

X

X

Pengukuran Maturity

Pengukuran maturity level dilakukan dengan menggunakan Maturity Measurement toolkit. Dengan hasil sebagai berikut:

                                                                        

 Tabel 3. DS4

Level	Compliance	Contribution	Value
1	0,943333333	1,00	0,943333333
2	0,83	1,00	0,83
3	0,83125	1,00	0,83125
4	0,698888889	1,00	0,698888889
5	0,729	1,00	0,739
		Maturity level =	4,032472222

Maturity Level untuk DS5 = 4,03 ≈ 4

   Tabel 4. DS5

Level	Compliance	Contribution	Value
1	1	1,00	1
2	0,66375	1,00	0,66375
3	0,807142857	1,00	0,807142857
4	0,275	1,00	0,275
5	0,275	1,00	0,275
		Maturity level =	3,020892857

Maturity Level untuk DS5 = 3,02 ≈ 3

Tabel 5. DS11

Level	Compiance	Contribution	Value
1	0,864	1,00	0,864
2	0,932	1,00	0,932
3	0,758571429	1,00	0,758571429
4	0,773333333	1,00	0,773333333
5	0,71	1,00	0,71
		Maturity level =	4,037904762

Maturity Level DS11 = 4,04 ≈ 4

Jika digambarkan hasil dari maturity model proses yang ada dengan menggunakan Caviar Chart adalah sebagai berikut:

                                                        Gambar 2. Maturity Model

Kesimpulan

Setelah diketahui bahwa Bagian Pusat Pengolahan Data berada pada level 4 (managed), selanjutnya bisa diajukan beberapa rekomendasi berdasarkan tiap proses COBIT 4.1 domain untuk membawa perusahaan menuju level yang lebih tinggi.

A.    Rekomendasi untuk DS 4

          Dari hasil pengukuran maturity, pada dasarnya sudah baik hanya perlu            peningkatansebagai berikut:

1.     Perbaikan ketersediaan layanan yang proaktif

2.     Pengawasan ketersediaan secara otomatis terhadap sejumlah          komponen infrastruktur kritis

B.     Rekomendasi untuk DS 5

1.  Melakukan perbaikan terhadap pelaporan yang berkaitan dengan   masalah keamanan system

2.  Pengadaan training berkaitan dengan keamanan sistem bagi pengelola

3.  Melakukan perencanaan mengenai keamanan sistem dan solusi      berdasarkan suatu proses analisa    resiko

C.     Rekomendasi untuk DS 11

1.  Pembentukan backup data melalui mekanisme redudansi dan          duplikasi.

2.  Memastikan adanya prosedur pengelolaan data dengan berdasarkan        standar tertentu

3.  Memastikan kesesuaian mekanisme penjagaan integritas data yang     diterapkan

4.  Pengawasan integritas secara otomatis terhadap sejumlah komponen     infrastruktur kritis